เปิดรับสมัคร หลักสูตร การบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสาร

เพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อบรม26 กุมภาพันธ์2568

หลักการและเหตุผล

ทำไมการจัดเอกสารจึงสำคัญ? การทำธุรกรรมทางธุรกิจสิ่งที่ขาดไม่ได้คืองานเอกสารที่ต้องสร้างขึ้นมาในการดำเนินการของการนำไปสู่ธุรกิจทั้งในองค์กรและคู่ค้า การสร้างเอกสาร การดำเนินการ จัดเก็บเอกสาร การทำลายเอกสาร จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะเป็นหลักฐานที่สำคัญในการอ้างอิง สิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่กระบวนการแรกจนถึงลูกค้า และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง และบางเอกสารใช้อ้างอิงข้อมูลต่าง ๆ และเป็นความลับขององค์กร เราจึงต้องจัดเก็บให้เป็นระบบ และในขณะที่ตอนนี้เข้าสู่ยุคITหรือ ดิจิทัลที่ต้องพัฒนาการจัดเก็บเอกสารแบบแฟ้มสู่การจัดเก็บแบบดิจิทัลหรือE-Documentรวมถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานไปสู่ Workflowแบบสำนักงานไร้กระดาษ ในปัจจุบันมีหลาย ๆ องค์กรที่กำลังวางแผนและจัดเตรียมไปสู่สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)

การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดการบริหารงานเอกสาร (Document Management)มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถลดต้นทุนของบริษัทThe National Records Management - Council, Inc ของสหรัฐฯ สำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60 %เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30 %เอกสารทำลาย 10 % และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16 %เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23 %เอกสารทำลาย 61 %   และการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ21.3%เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based) จึงต้องนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันและเป็นมืออาชีพ จะทำให้องค์กรลดต้นทุนได้ และประสิทธิภาพการทำงานจะมีมากขึ้น

วัตถุประสงค์

1.     ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

2.     ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดทำดัชนีการจัดเก็บที่เหมาะสม

3.     ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

4.     ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจแนวทางการลดการใช้ปริมาณกระดาษในการทำงาน

หัวข้อการอบรม

Module # 1 ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง (Document Management)

·     วงจรเอกสาร ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร

·     ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร

·     แนวทางการลดการใช้กระดาษในองค์กร

·     เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

·     ระบบการจัดทำดัชนีที่เหมาะสมในการค้นหาง่าย และการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม

·     การจัดเอกสารหรือแฟ้ม จัดเรียง ทำดัชนีที่ถูกต้องเพื่อนำสู่ระบบดิจิทัล

·     การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบ

·     การออกแบบในการวางแฟ้ม/กล่องเอกสารในตู้และห้องจัดเก็บ

·     การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการขั้นตอนการทำลายเอกสารที่ถูกต้อง เหมาะสม

Module # 2 การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

·     แนวคิดและ Conceptในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)

·     ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์

·     การตั้งชื่อไฟล์งานต่าง ๆ เหมาะสม ที่จะนำจัดเก็บเข้าคอมพิวเตอร์

·     การวางแผนงานสู่ระบบดิจิทัล

·     สิ่งที่เป็นข้อควรระวังในการปรับเปลี่ยนระบบจากเอกสารสู่ดิจิทัล

·     ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้าง การทำดัชนีในการสแกนในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน ถาม ตอบ

รูปแบบการสัมมนา (แบบ Activity based learning)

·     การบรรยายแบบมีส่วนร่วม

·     การถาม-ตอบ ยกตัวอย่าง

·     Workshopจากเอกสารในองค์กร

กลุ่มเป้าหมาย

พนักงานปฏิบัติงาน หัวหน้างาน ธุรการ สำนักงาน

ราคาท่านละ 3,900 บาท/วัน (ไม่รวม VAT)

ราคาสุดพิเศษอย่างยิ่ง

ลงทะเบียน 4 ท่าน ขึ้นไปท่านละ 2,900 บาท

ราคาดังกล่าว ฟรี

1) เอกสารประกอบการสัมมนา (เข้าเล่ม)

2) ใบประกาศผ่านการอบรม

3) อาหารเบรก 2 มื้อ อาหารกลางวันบุฟเฟ่ต์โรงแรม รับกระเป๋าผ้าสมุดปากกา หน้างาน

ติดต่อสอบถาม

Tel : 098-8209929 คุณกุ้ง

E-mail: [email protected]

Line id : @Tesstraining

Facebook : tesstrainingpage

ทาง บริษัท เทสส์ เทรนนิ่ง จำกัด เป็นบริษัทฝึกอบรมสัมมนาครบวงจร

หลักสูตรสามารถเลือกจัดรูปเเบบ IN HOUSE ในองค์กรเเจ้งได้ค่ะ

http://www.tesstraining.com