เปิดรับสมัคร หลักสูตร การบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสาร

 

เพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อบรม 16 ธันวาคม 2567

 

หลักการและเหตุผล

 

ทำไมการจัดเอกสารจึงสำคัญ?  การทำธุรกรรมทางธุรกิจสิ่งที่ขาดไม่ได้คืองานเอกสารที่ต้องสร้างขึ้นมาในการดำเนินการของการนำไปสู่ธุรกิจทั้งในองค์กรและคู่ค้า การสร้างเอกสาร การดำเนินการ จัดเก็บเอกสาร การทำลายเอกสาร จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะเป็นหลักฐานที่สำคัญในการอ้างอิง สิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่กระบวนการแรกจนถึงลูกค้า และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง และบางเอกสารใช้อ้างอิงข้อมูลต่าง ๆ และเป็นความลับขององค์กร  เราจึงต้องจัดเก็บให้เป็นระบบ และในขณะที่ตอนนี้เข้าสู่ยุคITหรือ ดิจิทัลที่ต้องพัฒนาการจัดเก็บเอกสารแบบแฟ้มสู่การจัดเก็บแบบดิจิทัลหรือE-Documentรวมถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานไปสู่ Workflowแบบสำนักงานไร้กระดาษ ในปัจจุบันมีหลาย ๆ องค์กรที่กำลังวางแผนและจัดเตรียมไปสู่สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)

 

การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดการบริหารงานเอกสาร (Document Management)มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถลดต้นทุนของบริษัทThe National Records Management - Council, Inc  ของสหรัฐฯ สำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30 % เอกสารทำลาย 10 % และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23 % เอกสารทำลาย 61 %  และการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3% เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based) จึงต้องนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันและเป็นมืออาชีพ จะทำให้องค์กรลดต้นทุนได้ และประสิทธิภาพการทำงานจะมีมากขึ้น

 

วัตถุประสงค์

 

ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดทำดัชนีการจัดเก็บที่เหมาะสม

ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจแนวทางการลดการใช้ปริมาณกระดาษในการทำงาน

 

 

 

 

หัวข้อการอบรม

 

Module #1 ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง (Document Management)

 

วงจรเอกสาร ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร

ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร

แนวทางการลดการใช้กระดาษในองค์กร

เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

ระบบการจัดทำดัชนีที่เหมาะสมในการค้นหาง่าย และการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม

การจัดเอกสารหรือแฟ้ม จัดเรียง ทำดัชนีที่ถูกต้องเพื่อนำสู่ระบบดิจิทัล

การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบ

การออกแบบในการวางแฟ้ม/กล่องเอกสารในตู้และห้องจัดเก็บ

การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการขั้นตอนการทำลายเอกสารที่ถูกต้อง เหมาะสม

Module #2 การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

 

แนวคิดและConceptในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)

ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์

การตั้งชื่อไฟล์งานต่าง ๆ เหมาะสม ที่จะนำจัดเก็บเข้าคอมพิวเตอร์

การวางแผนงานสู่ระบบดิจิทัล

สิ่งที่เป็นข้อควรระวังในการปรับเปลี่ยนระบบจากเอกสารสู่ดิจิทัล

ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้าง การทำดัชนีในการสแกนในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน ถาม ตอบ

 

 

 

 

 

รูปแบบการสัมมนา (แบบActivity based learning)

 

การบรรยายแบบมีส่วนร่วม

การถาม-ตอบ ยกตัวอย่าง

Workshopจากเอกสารในองค์กร

 

 

กลุ่มเป้าหมาย

 

พนักงานปฏิบัติงาน หัวหน้างาน ธุรการ สำนักงาน

 

 

 

ราคาท่านละ 3,900 บาท/วัน (ไม่รวมVAT)

 

ราคาสุดพิเศษอย่างยิ่ง

 

ลงทะเบียน 4 ท่าน ขึ้นไปท่านละ 2,900 บาท

 

ราคาดังกล่าว ฟรี

 

1) เอกสารประกอบการสัมมนา (เข้าเล่ม)

 

2) ใบประกาศผ่านการอบรม

 

3) อาหารเบรก 2 มื้อ อาหารกลางวันบุฟเฟ่ต์โรงแรม รับกระเป๋าผ้าสมุดปากกา หน้างาน

 

 

 

ติดต่อสอบถาม

Tel :098-8209929 คุณกุ้ง

E-mail: [email protected]

Line id : @Tesstraining

Facebook : tesstrainingpage

Website: www.tesstraining.com

Website:www.INWtraining.com

 

Adminมายด์