หลักการและเหตุผล

          การบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัท เกี่ยวกับคำบรรยายลักษณะงาน หรือJobdescription ว่าในเอกสารนี้จะต้องประกอบไปด้วยหัวข้ออะไรบ้าง จริงๆ หัวข้อที่อยู่ในคำบรรยายลักษณะงานนั้น มันอาจจะมีความแตกต่างกันไปบ้างในแต่ละบริษัท ซึ่งความแตกต่างนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการนำไปใช้งานหลักๆ นั้นเป็นเรื่องอะไร เช่น การสรรหาคัดเลือกพนักงาน คำบรรยายลักษณะงาน ก็จะเน้นไปที่คุณสมบัติของตำแหน่งงานนั้นๆ ว่าจะต้องประกอบไปด้วยวุฒิการศึกษาอะไร ประสบการณ์ด้านไหนกี่ปี แถมบางที่ยังต้องใส่competencyกันเข้าไปอีกหลายตัว

แต่อย่างไรก็คือ หัวข้อหลักๆ ที่ควรมีในการเขียนคำบรรยายลักษณะงาน มาจากประสบการณ์ในการทำงานด้านบุคคล มีดังนี้

1.      ข้อมูลทั่วไปของตำแหน่งงานนั้นๆ ซึ่งส่วนใหญ่ก็ประกอบไปด้วย ชื่อตำแหน่ง หน่วยงานที่สังกัด

2.      สายการบังคับบัญชา ว่าตำแหน่งงานนี้ขึ้นกับตำแหน่งอะไร และมีตำแหน่งอะไรที่ต้องดูแลบ้าง

3.      หน้าที่หลัก ก็เป็นการเขียนข้อความสั้นๆ ที่บอกถึงวัตถุประสงค์ของการมีตำแหน่งงานนี้ในองค์กรว่ามีไปเพื่ออะไร (ข้อนี้ถ้าตอบไม่ได้ ก็แปลว่า ไม่ควรจะมีตำแหน่งงานนี้เกิดขึ้นในองค์กร)

4.      งานที่รับผิดชอบประจำ จะเป็นการเขียนรายละเอียดของงานที่ทำโดยเขียนแยกเป็นข้อๆ โดยละเอียด แต่ละข้อก็จะแยกออกเป็นแต่ละงานย่อยๆ ออกไป ปกติเราจะถือว่างานที่รับผิดชอบประจำนี้เป็นหัวใจของการเขียนคำบรรยายลักษณะงานเลยก็ว่าได้

5.      ผลสำเร็จที่คาดหวังของตำแหน่งนี้ จะเป็นการเขียนถึงความคาดหวังว่า ตำแหน่งนี้จะต้องสร้างผลงานอะไรบ้างให้เกิดขึ้น ซึ่งเรียกอีกชื่อหนึ่งว่า ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Result Area) เพื่อให้พนักงานที่มาดำรงตำแหน่งนี้ทราบว่าเขาถูกคาดหวังให้สร้างผลงานอะไร

6.      คุณสมบัติของตำแหน่งงาน ข้อนี้ก็เขียนคุณสมบัติขั้นต่ำสุดที่จะทำงานนี้ได้ ทั้งในด้านของการศึกษา ประสบการณ์ และคุณสมบัติอื่นๆ ที่จำเป็นในการทำงานในตำแหน่งงานนี้

ส่วนใหญ่คำบรรยายลักษณะงานก็จะประกอบไปด้วย 6 หัวข้อนี้ แต่อาจจะมีบางบริษัทฯ ที่เพิ่มเติมบางหัวข้อเข้าไปอีก เช่น เรื่องของการติดต่อสื่อสาร หรือเรื่องของเครื่องมือในการทำงาน เป็นต้น

วัตถุประสงค์

1.       เพื่อสร้างความชัดเจนในเรื่องบทบาท อำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบของตำแหน่งงานให้มีความชัดเจน เหมาะสมพร้อมใช้งานได้จริง

2.       เพื่อสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงานของตำแหน่งงานในบริษัท และสามารถกำหนดค่าชี้วัดการปฏิบัติงานได้อย่างเป็นรูปธรรม

หัวข้อการสัมมนา

1.                     ขอบเขตการดำเนินการให้ประสบความสำเร็จต่อการสร้างานอย่างมีประสิทธิภาพ

2.                     ความเข้าใจเอกสารกำหนดรายละเอียดของงานตำแหน่งงาน (Job Description)

3.                     การทบทวนบทบาท อำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน

4.                     วิเคราะห์พัฒนาคำบรรยายลักษณะงาน (JD) ของหน่วยงานให้สอดคล้องกับมาตรฐานและภาร

งานแท้จริงของตำแหน่งงาน และกำหนดแบบมาตรฐานของ คำบรรยายลักษณะงาน (JD) ที่เหมาะสมกับองค์กร

5.         WORKSHOP :ศึกษาตัวอย่างJDและจัดทำกรอบมาตรฐานตำแหน่งงาน (JD + JSที่ควรเป็น) พร้อมนำเสนอแบบฟอร์มคำบรรยายลักษณะงาน(JD)

6.                     การนำไปใช้ประโยชน์ต่อการสร้างานอย่างมีประสิทธิภาพ

§  นำไปเป็นพื้นฐานในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในด้านต่าง เช่น วางระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน การบริหารจัดการคนดี คนเก่งขององค์กร การจัดทำเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ

§  ใช้เป็นข้อมูลเบื้องต้นในการประเมินความสามารถที่จำเป็นของบุคลากรในการปฏิบัติงาน

§  ใช้ในการสรรหาและคัดเลือกพนักงานที่เหมาะสมกับองค์กร

§  ใช้ในการวางแผนพัฒนาบุคลากรให้มีศักยภาพพร้อมต่อการปฏิบัติงาน

§  นำไปเป็นหลักเกณฑ์ในการจัดทำ ทบทวน และปรับปรุงโครงสร้างเงินเดือน

§  ใช้ในการวิเคราะห์เพื่อกำหนดตัวชี้วัดผลงาน (KPIs) และการประเมินผลการปฏิบัติงาน

§  การวิเคราะห์ค่างานและการวิเคราะห์เพื่อประเมินศักยภาพการปฏิบัติงานของบุคลากรในตำแหน่งที่รับผิดชอบ

7.                     สรุปประเด็น/คำถามแลกเปลี่ยนประสบการณ์/ปิดการสัมมนา

วิธีการฝึกอบรม- สัมมนา

เป็นการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ (Dynamic & Workshop)เน้นการเรียนรู้ด้วยตนเอง และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ร่วมกัน (Learning by Doing and Participating with Experiences) ซึ่งประกอบด้วย

{ การบรรยาย     { กิจกรรม และเกม       { การแสดงออก

{ กลุ่มสัมพันธ์      { การแสดงความคิด ถาม- ตอบ