บทบาทของเจ้าหน้าที่ธุรการเป็นเพียงผู้สนับสนุนภารกิจประจำวันของผู้บริหารนั้นกำลังจะเปลี่ยนแปลงไป แนวโน้มของบทบาทเจ้าหน้าที่ธุรการมืออาชีพยุคใหม่นั้น นอกจากจะต้องให้ความสำคัญกับงานสนับสนุนและการประสานงานต่างๆ เจ้าหน้าที่ธุรการยังต้องสามารถแก้ไขจัดการกับปัญหาเฉพาะหน้าต่างๆ ที่เกิดขึ้น ในหลายๆ ครั้งต้องสามารถเป็นตัวแทนผู้บริหารได้ ซึ่งการวางตัวอย่างเหมาะสม การมีบุคลิกภาพที่ดี ในฐานะตัวแทนของผู้บริหารจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง นอกจากนี้ยังต้องสามารถที่จะประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนั้นเจ้าหน้าที่ธุรการยุคใหม่ จึงต้องพร้อมที่จะพัฒนาตัวเองอย่างไม่หยุดยั้ง ทั้งในด้านการจัดการบริหารงาน การบริหารจัดการตนเอง เพื่อความสำเร็จในการเป็น "สุดยอด....เจ้าหน้าที่ธุรการมืออาชีพ"ที่ก้าวทันกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์

1.      เพื่อให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมมีความรู้ ความเข้าใจในบทบาทความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ธุรการและเลขานุการมืออาชีพยุคใหม่

2.     เพื่อ ให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมมีทักษะในการปฏิบัติหน้าที่การเป็นเจ้าหน้าที่ธุรการและเลขานุการอย่าง มืออาชีพ ทั้งในเรื่องที่เกี่ยวกับงานและการวางตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3.      เพื่อให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์และแนวคิดใหม่ๆ ในการปฏิบัติงานซึ่งกันและกัน

หัวข้อการสัมมนา

1.   สุดยอด....ของเจ้าหน้าที่ธุรการควรและไม่ควรปฏิบัติ

-   Pre-Testทำข้อสอบวัดความรู้การบริหารและพัฒนาระบบงานธุรการ

-   Pre-Testการพัฒนาวิธีการทำงานของท่านอย่างมีประสิทธิภาพ

2.      ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเจ้าหน้าที่ธุรการมืออาชีพ

-  คุณสมบัติที่ดีของเจ้าหน้าที่ธุรการ

-  บทบาทหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ธุรการ

-  คุณลักษณะที่ดีของเจ้าหน้าที่ธุรการ

-  แบบทดสอบคุณสมบัติต่างๆ ของธุรการ เช่น บุคลิกภาพของเจ้าหน้าที่ ทักษะการให้บริการ

10.30-10.45   Coffee Break

3.      หลักการทำงานของเจ้าหน้าที่ธุรการในการส่งเสริมสนับสนุนงานเจ้านายที่มีประสิทธิภาพ

-  การวิเคราะห์การทำงานให้ได้ผลงาน

-  การสำรวจการสูญเสีย การสิ้นเปลืองการทำงาน

-  การปรับปรุงานการทำงานอย่างเป็นระบบ

-  Case Studyฝึกการวิเคราะห์งาน จัดเรียงความสำคัญให้เหมาะสมสำเร็จตามเป้าหมาย

12.00-13.00  Lunch

4.      ระบบการบริหารงานเอกสาร และการจัดเก็บเอกสาร

-  องค์ประกอบการบริหารงานเอกสาร

-  ระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

-  การบำรุงรักษาและการแก้ปัญหาในการจัดเก็บเอกสาร

-  WORKSHOPฝึกการวิเคราะห์งานเอกสาร จัดเก็บให้เหมาะสมการใช้งานทั้งแฟ้มเอกสาร และระบบเทคโนโลยี

5.      การติดต่อสื่อสารและการประสานงานในงานธุรการ

-  การติดต่อสื่อสารและการประสานงานภายในและภายนอกสำนักงาน

-  การเขียนบันทึก รายงานและเอกสารงานเขียนต่างๆ

-  ตัวอย่างการบันทึก รายงาน และการเขียนเอกสาร

14.30-14.45  Coffee Break

6.      การใช้โทรศัพท์ที่มีประสิทธิภาพในการสนับสนุนงาน และการต้อนรับการบริการที่ประทับใจ

-  มารยาทในการใช้โทรศัพท์

-  การใช้โทรศัพท์เพื่อติดต่อธุรกิจและกิจกรรมในงานธุรการ

-  ข้อควรระวังในการใช้โทรศัพท์ในการทำงาน

7.      การบริหารเวลา เพื่อประสิทธิภาพในการพัฒนา และการปรับปรุงงาน

-  วิธีการใช้เวลาในการทำงานที่มีประสิทธิภาพของงานธุรการ

-  การแก้ปัญหาและอุปสรรคของานกับการใช้เวลาที่มีประสิทธิภาพ

-  การใช้เวลากับการสร้างความประทับใจกับผู้มาติดต่อ

8.      Post-Testถาม-ตอบ และแลกเปลี่ยนความคิดเห็น