หลักสูตร การบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ 18มี.ค.63

หลักการและเหตุผล

สำนักงานทั้งในภาคเอกชนและรัฐบาลมักจะมีเอกสารเข้า - ออกหลายประเภทเป็นจำนวนมาก ซึ่งมีความสำคัญมากน้อยแตกต่างกัน เอกสารบางชิ้นมีประโยชน์ในการนำข้อมูลไปใช้ในโอกาสต่อไป นอกจากนั้นยังใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ฉะนั้นถ้าสำนักงานแห่งใดต้องการดำเนินการด้านเอกสารอย่ามีประสิทธิภาพจำเป็นต้องใช้หลักการบริหาร  และการจัดเก็บเอกสารที่ดีมีระบบเพื่อให้นำข้อมูลมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว

• การบริหารงานเอกสารที่ดี สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความสูญเสียเรื่องเวลา ค่าใช้จ่ายแฝง และสร้างบรรยากาศที่เอื้ออำนวยในการทำงานได้อย่างเป็นรูปธรรม
• จะเก็บเอกสารไว้ที่ไหน?เหมาะสม ไม่สูญหาย ง่ายต่อการสืบค้น
• เพิ่มแฟ้ม เอกสาร ทำอย่างไร?เป็นระเบียบ ไม่ยุ่งยาก
• เข้าใจวงจรเอกสาร ระบบ และขั้นตอนการจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสารเพื่อใช้ในการทำงานจริงอย่างเห็นผล

หลักสูตรนี้จึงได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้พนักงานธุรการ เลขานุการ พนักงานบริการ และพนักงานขายที่มีเอกสารจำนวนมาก ได้เรียนรู้ทั้งเทคนิควิธีในการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ทั้งการจัดเก็บเอกสารกระดาษ และเอกสารอิเลคโทรนิคส์ รวมทั้งเคล็ดลับอื่นๆ ที่จะทำให้ผู้อบรมได้เข้าใจและสามารถประยุกต์ใช้ได้ด้วยตนเองเมื่อปฏิบัติงานจริง

วัตถุประสงค์ของหลักสูตร

1.      เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจเรื่องการบริหารงานระบบจัดเก็บเอกสาร สู่สำนักงานยุคไร้กระดาษอย่างเป็นระบบ

2.      เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้เรื่องการบริหารงานระบบจัดเก็บเอกสาร สู่สำนักงานยุคไร้กระดาษ อย่างมีประสิทธิภาพ ภายในระยะเวลาอันรวดเร็ว

หัวข้อการสัมมนา เวลา09.00-16.00น.

1.       ความสำคัญและประโยชน์ของระบบบริหารเอกสาร

2.       การประเมินปัญหาต่าง ๆ ของการบริหารและจัดเก็บเอกสาร

• ปัญหาเกี่ยวกับบุคลากร
• ปัญหาด้านระบบ
• ปัญหาด้านสิ่งแวดล้อมต่างๆ (สถานที่/อุปกรณ์)

1.       กิจกรรม Workshop: บทวิเคราะห์และสรุปปัญหากลุ่ม

2.      วงจรของการบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสาร

• ประเภทของเอกสารในการทำงาน
• วงจรการบริหารและจัดเก็บเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุด

1.      ระบบการจัดเก็บเอกสาร

• มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร
• ระบบการจัดเก็บเอกสารที่สะดวกต่อการใช้งาน และง่ายต่อการค้นหา
• ข้อแนะนำในการใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บเอกสาร-ข้อมูล

1.      ความรู้ความเข้าใจเรื่องตู้เก็บเอกสารและแฟ้มจัดเก็บเอกสาร

2.       การสร้างระบบควบคุมในการบริหารงานเอกสาร (Document System Control)

3.       ขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

• การปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารก่อนเก็บ
• การวางแผนในการจัดเก็บเอกสารที่ได้ผล

1.      วิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

• ระบบการจัดเรียงแฟ้มเอกสาร
• การจัดทำดรรชนีเอกสาร/แฟ้ม (Index)
• การจัดเก็บเอกสารตามเลขเรียงลำดับ
• การจัดเก็บเอกสารตามเรื่องและวิธีให้สีกำกับกลุ่มเรื่อง
• การจัดระบบการยืมเอกสารเวลาในการเก็บ

1.      กิจกรรม Workshop: การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ

2.       วิธีการปฏิบัติต่อเอกสาร แฟ้มเอกสาร และ ตู้เอกสาร

3.       ความสำคัญของอายุเอกสารและการกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บ

4.       ข้อควรปฏิบัติเพิ่มเติมในการจัดเก็บเอกสาร

5.      สรุป คำถามและคำตอบ

วิทยากร : อาจารย์ ประภาภรณ์  พนัสพรประสิทธิ์

อดีตเลขานุการฝ่ายขาย ฝ่ายการโฆษณา และฝ่ายขุดเจาะน้ำมัน บริษัท เอสโซ่แสตนดาร์ต ประเทศไทย จำกัด

อดีตเลขานุการฝ่ายบุคคล บริษัท ปูนซิเมนต์ไทย จำกัด

อดีตเลขานุการบริหาร ฝ้ายการตลาดและฝ่ายจัดการ บริษัท เบอร์ลี่ ยุคเกอร์ จำกัด (มหาชน)

ผู้จัดการส่วนบริหารธุรการ บริษัท อุตสาหกรรมทำเครื่องแก้วไทย จำกัด (มหาชน)

อัตราค่าลงทะเบียน

ราคาท่านละ 3,900 บาท/วัน (ไม่รวม VAT)

(สมาชิกโอนก่อน ท่านละ 3,500 บาท)

ราคาสุดพิเศษอย่างยิ่ง

ลงทะเบียน 3 ท่าน ท่านละ 3,200 บาท

ลงทะเบียน 4 ท่าน ขึ้นไปท่านละ 2,900 บาท

สถานที่อบรม โรงแรม สุขุมวิท 

ฟรีเอกสารประกอบการอบรม อาหารว่าง 2 มื้อ และอาหารกลางวัน

บริษัท เทสส์ เทรนนิ่ง จำกัด (สำนักงานใหญ่)

เลขที่31/155หมู่ที่1ตำบลรังสิต อำเภอธัญบุรี จังหวัดปทุมธานี12110
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี:0105557143661

ติดต่อสอบถาม

Tel : 098-8209929คุณกุ้ง

E-mail: [email protected]

Line id : @Tesstraining

Website: www.tesstraining.com