หลักการและเหตุผล

บทบาทของเจ้าหน้าที่ธุรการเป็นเพียงผู้สนับสนุนภารกิจประจำวันของผู้บริหารนั้นกำลังจะเปลี่ยนแปลงไป แนวโน้มของบทบาทเจ้าหน้าที่ธุรการมืออาชีพยุคใหม่นั้น นอกจากจะต้องให้ความสำคัญกับงานสนับสนุนและการประสานงานต่างๆ เจ้าหน้าที่ธุรการยังต้องสามารถแก้ไขจัดการกับปัญหาเฉพาะหน้าต่างๆ ที่เกิดขึ้น ในหลายๆ ครั้งต้องสามารถเป็นตัวแทนผู้บริหารได้ ซึ่งการวางตัวอย่างเหมาะสม การมีบุคลิกภาพที่ดี ในฐานะตัวแทนของผู้บริหารจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง นอกจากนี้ยังต้องสามารถที่จะประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนั้นเจ้าหน้าที่ธุรการยุคใหม่ จึงต้องพร้อมที่จะพัฒนาตัวเองอย่างไม่หยุดยั้ง ทั้งในด้านการจัดการบริหารงาน การบริหารจัดการตนเอง เพื่อความสำเร็จในการเป็น "สุดยอด....เจ้าหน้าที่ธุรการมืออาชีพ"ที่ก้าวทันกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์

1.       เพื่อให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมมีความรู้ ความเข้าใจในบทบาทความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ธุรการและเลขานุการมืออาชีพยุคใหม่

2.      เพื่อ ให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมมีทักษะในการปฏิบัติหน้าที่การเป็นเจ้าหน้าที่ธุรการและเลขานุการอย่าง มืออาชีพ ทั้งในเรื่องที่เกี่ยวกับงานและการวางตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3.       เพื่อให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์และแนวคิดใหม่ๆ ในการปฏิบัติงานซึ่งกันและกัน

หัวข้อการสัมมนา

1.       สุดยอด....ของเจ้าหน้าที่ธุรการควรและไม่ควรปฏิบัติ

§   Pre-Testทำข้อสอบวัดความรู้การบริหารและพัฒนาระบบงานธุรการ

§   Pre-Testการพัฒนาวิธีการทำงานของท่านอย่างมีประสิทธิภาพ

2.       ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเจ้าหน้าที่ธุรการมืออาชีพ

§ คุณสมบัติที่ดีของเจ้าหน้าที่ธุรการ

§ บทบาทหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ธุรการ

§ คุณลักษณะที่ดีของเจ้าหน้าที่ธุรการ

§  แบบทดสอบคุณสมบัติต่างๆ ของธุรการ เช่น บุคลิกภาพของเจ้าหน้าที่ ทักษะการให้บริการ

10.30-10.45   Coffee Break

3.       หลักการทำงานของเจ้าหน้าที่ธุรการในการส่งเสริมสนับสนุนงานเจ้านายที่มีประสิทธิภาพ

§  การวิเคราะห์การทำงานให้ได้ผลงาน

§  การสำรวจการสูญเสีย การสิ้นเปลืองการทำงาน

§  การปรับปรุงานการทำงานอย่างเป็นระบบ

§  Case Studyฝึกการวิเคราะห์งาน จัดเรียงความสำคัญให้เหมาะสมสำเร็จตามเป้าหมาย

12.00-13.00  Lunch

4.       ระบบการบริหารงานเอกสาร และการจัดเก็บเอกสาร

§  องค์ประกอบการบริหารงานเอกสาร

§  ระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

§  การบำรุงรักษาและการแก้ปัญหาในการจัดเก็บเอกสาร

§  WORKSHOPฝึกการวิเคราะห์งานเอกสาร จัดเก็บให้เหมาะสมการใช้งานทั้งแฟ้มเอกสาร และระบบเทคโนโลยี

5.       การติดต่อสื่อสารและการประสานงานในงานธุรการ

§  การติดต่อสื่อสารและการประสานงานภายในและภายนอกสำนักงาน

§  การเขียนบันทึก รายงานและเอกสารงานเขียนต่างๆ

§  ตัวอย่างการบันทึก รายงาน และการเขียนเอกสาร

14.30-14.45  Coffee Break

6.       การใช้โทรศัพท์ที่มีประสิทธิภาพในการสนับสนุนงาน และการต้อนรับการบริการที่ประทับใจ

§  มารยาทในการใช้โทรศัพท์

§  การใช้โทรศัพท์เพื่อติดต่อธุรกิจและกิจกรรมในงานธุรการ

§  ข้อควรระวังในการใช้โทรศัพท์ในการทำงาน

7.       การบริหารเวลา เพื่อประสิทธิภาพในการพัฒนา และการปรับปรุงงาน

§  วิธีการใช้เวลาในการทำงานที่มีประสิทธิภาพของงานธุรการ

§  การแก้ปัญหาและอุปสรรคของานกับการใช้เวลาที่มีประสิทธิภาพ

§  การใช้เวลากับการสร้างความประทับใจกับผู้มาติดต่อ

8.       Post-Testถาม-ตอบ และแลกเปลี่ยนความคิดเห็น