วัตถุประสงค์

1.      ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสาร ข้อมูลที่เป็นระบบ และได้ตามมาตรฐานของระบบISO 9001อย่างมีประสิทธิภาพ

2.      ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารและเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

3.      ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจแนวทางการลดการใช้ปริมาณกระดาษในการทำงาน

4.      ผู้เข้ารับการอบรมเข้าในวิธีการเก็บเอกสารเป็นดิจิทัล ตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม

หัวข้อการอบรม

Module # 1 ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง (Document Management)

§ วงจรเอกสาร   ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร

§ ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร

§ แนวทางการลดการใช้กระดาษในองค์กร

§ เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

§ การจัดเก็บเอกสารที่ดี และสิ่งที่พนักงานควรตระหนักในการจัดเก็บเอกสาร

§ ระบบการจัดทำดัชนีที่เหมาะสมในการค้นหาง่าย และการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม

§ การจัดเอกสารหรือแฟ้ม จัดเรียง ทำดัชนีที่ถูกต้องเพื่อนำสู่ระบบดิจิทัล

§ การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบ

§ การออกแบบในการวางแฟ้ม/กล่องเอกสารในตู้และห้องจัดเก็บ

§ การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการขั้นตอนการทำลายเอกสารที่ถูกต้อง เหมาะสม

Module #2 การจัดการเอกสารและข้อมูลในระบบ ISO 9001:2015

§ เอกสารข้อมูลที่กำหนดเป็นมาตรฐานในระบบISO 9001

§ เอกสารข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพในการบริหารงานคุณภาพในองค์กร

§ เทคนิคและวิธีการในการจัดทำและปรับปรุงเอกสารตามข้อกำหนดของระบบ ISO

§ การควบคุมเอกสารและข้อมูลที่ถูกต้องตามระบบ ISO 9001

Module # 3 การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

§ แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)

§ ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์

§ การวางแผนงานสู่ระบบดิจิทัล

§ สิ่งที่เป็นข้อควรระวังในการปรับเปลี่ยนระบบจากเอกสารสู่ดิจิทัล

§ การรออกแบบระบบ Work Flow และเอกสาร E-Document

§ เทคนิคการจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล การตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม

§ ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้าง การทำดัชนีในการแสกนในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

§ การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บเอกสาร

§ เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร ระบบ Work Flow และบริหารเอกสารแบบE-Document

สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน ถาม ตอบ

รูปแบบการสัมมนา (แบบActivity based learning)

§ การบรรยายแบบมีส่วนร่วม           

§ การถาม-ตอบ ยกตัวอย่าง                                                        

กลุ่มเป้าหมาย

พนักงานปฏิบัติงาน หัวหน้างาน ธุรการ สำนักงาน  ควบคุมเอกสาร