การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบและค้นหาง่าย ต้นทุนต่ำ

14 กุมภาพันธ์ 2563

หลักการและเหตุผล

ทำไมองค์กรจะต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร ?? อันที่จริงแล้วการจัดเก็บเอกสารอาจไม่จำเป็น ถ้าเอกสารไม่ต้องถูกตรวจสอบ หรือที่สำคัญเจ้าหน้าที่สรรพากร ตรวจสอบเอกสารทางบัญชี กรมศุลกากรตรวจสอบเอกสารการนำเข้า ฯลฯ ที่เกิดขึ้นกับบริษัท หรือหากมีการเคลมเงินเกิดขึ้นต้องหาเอกสารมายืนยัน การขึ้นศาลที่ต้องมีเอกสารตัวจริง จากเหตุการณ์เหล่านี้ ในส่วนที่ต้องสร้างเอกสารขึ้นมาเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกรรมต่างๆ เราจะต้องทำอย่างไร เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระบบ ปลอดภัย ค้นหาง่าย มีต้นทุนการค้นหาที่ต่ำที่สำคัญพบเอกสารตามที่ต้องการ อายุทางกฎหมายถึงเมื่อใด เราจึงจะทำลายได้ เราจึงต้องทำให้ระบบการจัดเก็บเอกสารได้ประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์
- เพื่อจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ และค้นหาได้ง่าย
- เพื่อการลดต้นทุนแฝงในการจัดเก็บและค้นหาเมื่อต้องการใช้
- เพื่อการเรียนรู้การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

หัวข้อการฝึกอบรม
- ความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
- วงจรเอกสาร ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร
- เอกสาร หรือ ข้อมูลใด ที่ต้องจัดเก็บให้มีประสิทธิภาพ
- หลักการพิจารณาเอกสารขององค์กร
- ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร
- การดำเนินการและประโยชน์ของการทำ 5 ส.
- ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากล
- วิธีการในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร การทำดัชนี เพื่อให้จัดหาได้ง่ายสะดวก
- โครงสร้างในการจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์
- การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บ
- การจัดเก็บเอกสารเพื่อการจัดเก็บเข้าห้องจัดเก็บ(คลังเก็บ)
- การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายให้ถูกต้อง
- ขั้นตอน และวิธีการทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้วซึ่งเป็นเอกสารสำคัญของบริษัท
- เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร และบริหารเอกสารแบบ E-Document เพื่อการลดต้นทุน
- สรุป ถาม- ตอบ