Online Training : การควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ

28 กันยายน 2567

ทุกองค์กรไม่ว่าเป็นหน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือธุรกิจเอกชน ล้วนแต่ต้องมีเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องในการทำงานแต่ละแผนก แต่ละกระบวนการทั้งสิ้น ดังนั้นการจัดการและการควบคุมเอกสาร จึงเป็นเรื่องที่มีความสำคัญมาก ตั้งแต่การจัดทำ การจัดเก็บ การแจกจ่าย และการควบคุมเอกสาร ซึ่งองค์กรควรจะต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ มิฉะนั้นก็จะส่งผลให้การทำงานแต่ละกระบวนการเกิดปัญหาอุปสรรค และกระทบต่อสมรรถนะการทำงานของกระบวนการนั้นๆ อย่างแน่นอน

ระบบเอกสารสารสนเทศแบบดั้งเดิมที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบัน มักอยู่ในรูปแบบกระดาษ หากองค์กรใดมีเอกสารจำนวนมาก และไม่มีระบบการควบคุมเอกสารที่ดีเพียงพอ ก็จะทำให้การจัดเก็บและควบคุมเอกสารมีความยุ่งยาก และมีต้นทุนสูง เสียทั้งเงินค่ากระดาษ อุปกรณ์สำนักงาน ตู้เอกสารและแฟ้มเอกสารมากมาย นอกจากนี้ยังเสียเวลาในการค้นหากว่าจะพบเอกสารที่ต้องการ ถ้ามีพนักงานหยุดงาน ลาออก หรือมีการปรับเปลี่ยนโยกย้าย ก็อาจโชคร้ายหาไม่พบเอกสารที่ต้องการเลย

ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาให้เป็นองค์กรยุคใหม่ที่มีความทันสมัย สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดทั้งต้นทุนและประหยัดเวลา ตั้งแต่การจัดทำเอกสาร การจัดเก็บ การค้นหา การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจในการบริหารแต่ละกระบวนการในองค์กร นอกจากนี้ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ยังช่วยสร้างระบบรักษาความปลอดภัยจากการสูญหาย และการสูญเสียการเป็นความลับของข้อมูลอีกด้วย

หลักสูตร "การควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ" จึงเป็นหลักสูตรที่จะช่วยทำให้ผู้เข้าอบรมได้เกิดความรู้ความเข้าใจความหมาย ประเภทและรูปแบบของการจัดการและการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อแตกต่างระหว่างการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม กับการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เทคนิคการเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับขนาดและประเภทธุรกิจ การกำหนดผู้ทำหน้าที่รับผิดชอบระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็คทรอนิคส์ การกำหนดสิทธิ์และการควบคุมการเข้าถึงเอกสารทางอิเล็คทรอนิคส์ ขั้นตอนการใช้งาน และตัวอย่าง ตั้งแต่การกำหนดโครงสร้างเอกสาร การจัดทำ การเพิ่มข้อมูล การค้นหาและเปิดอ่าน การแก้ไขข้อมูล การลบเอกสาร การตรวจสอบสิทธิ์ การกำหนดวันหมดอายุและตัวอย่างการใช้ApplicationหรือSoftwareในการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็คทรอนิคส์

นอกจากนี้ หลักสูตร "การควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพ" ยังได้บรรจุเนื้อหาเกี่ยวกับระบบเอกสารสารสนเทศDocumented Informationตามข้อกำหนด7.5 ของระบบการบริหารคุณภาพISO 9001:2015 ไว้อย่างครบถ้วน ทั้งเรื่องการจัดทำและการปรับปรุงให้ทันสมัยCreating and Updatingในข้อกำหนด7.5.2 และการควบคุมเอกสารสารสนเทศControl of Documented Informationในข้อกำหนด7.5.3 ซึ่งจะช่วยให้ระบบเอกสารสารสนเทศขององค์กรมีการจัดการอย่างเป็นระบบ ทั้งการกำหนดประเภทและรูปแบบเอกสาร การกำหนดรหัสแผนก รหัสเอกสาร การขอออกเอกสารใหม่ การขอแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสาร การยกเลิกเอกสารในระบบ และการขออนุมัติทำลายเอกสาร ทั้งนี้ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้การดำเนินการแต่ละกระบวนการสามารถบรรลุผลตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย นโยบายและกลยุทธ์ธุรกิจที่กำหนด และยังช่วยให้องค์กรมีการเปลี่ยนแปลงพัฒนาเป็นองค์กรทันสมัย มีระบบเอกสารสารสนเทศที่มีความรวดเร็ว ครบถ้วนและถูกต้อง อันจะช่วยส่งเสริมความได้เปรียบในการแข่งขัน และเป็นองค์กรที่มีความก้าวหน้าอย่างยั่งยืน

วัตถุประสงค์

1. เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจข้อกำหนดของระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 เกี่ยวกับระบบเอกสารสารสนเทศDocumented Informationตามข้อกำหนด7.5 และสามารถนำไปกำหนดแนวปฏิบัติในการจัดการระบบเอกสารสารสนเทศให้เกิดประสิทธิภาพ ทั้งการจัดทำเอกสาร การทำให้ทันสมัย และการควบคุมเอกสารให้ถูกต้อง ครบถ้วน

2. เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจ ความหมาย ประเภทและรูปแบบของระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เข้าใจข้อแตกต่างระหว่างระบบเอกสารแบบดั้งเดิมกับระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เทคนิคการเลือกรูปแบบให้เหมาะสมกับขนาดและประเภทธุรกิจ พร้อมตัวอย่างการใช้Application, Software

3. เพื่อให้เกิดความเข้าใจและสามารถจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ทั้งการจัดทำ การค้นหา การจัดเก็บ การปกป้องข้อมูล เพื่อให้การทำงานประหยัดเวลา ค้นหาง่าย และมีความปลอดภัย

วิธีการฝึกอบรม

· บรรยายเนื้อหา หลักทฤษฎี อธิบายตัวอย่างประกอบ

· Workshopเพื่อให้เกิดความเข้าใจและสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง

· Pre-test, Post-test

เนื้อหาหลักสูตร:

บทที่1:ข้อกำหนดระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 ที่เกี่ยวกับระบบเอกสารสารสนเทศ

· ข้อกำหนด7.5.2 การจัดทำและทำให้ทันสมัยCreating and Updating

· ข้อกำหนด7.5.3 การควบคุมเอกสารสารสนเทศControl of Documented Information

· ประเภทของเอกสาร การกำหนดรูปแบบเอกสารแต่ละประเภท

· การกำหนดรหัสประเภทเอกสาร รหัสแผนก รหัสเอกสาร

· การจัดทำทะเบียนเอกสารสารสนเทศในระบบ Master List

· การจัดทำทะเบียนรายชื่อผู้ครอบครองเอกสาร Holder List

· การขอออกเอกสารใหม่ การขอแก้ไขเปลี่ยนแปลง และการขอยกเลิกเอกสารโดยใช้ใบDAR

· การจัดทำตารางควบคุมบันทึกคุณภาพ และการกำหนดอายุการจัดเก็บบันทึก

· การจัดทำใบบันทึกประวัติการแก้ไขเอกสารสารสนเทศ Revision Record

· การควบคุมเอกสารสารสนเทศตามระบบการบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 อย่างยั่งยืน

บทที่2:ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

· ความหมายของ "E- Document"และ "Document Management System"

· ประเภท และรูปแบบของระบบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

· ข้อดี-ข้อเสียของระบบการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

· ข้อแตกต่างระหว่างการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม กับการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

· เทคนิคการเลือกรูปแบบให้เหมาะสมกับขนาดและประเภทธุรกิจ

· การกำหนดผู้มีหน้าที่รับผิดชอบระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

· ระบบการรักษาความปลอดภัยในการใช้ระบบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

· จุดอ่อน-ข้อควรระวังและทางออกที่สำคัญของการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

· เทคนิคการปรับเปลี่ยนจากระบบการควบคุมเอกสารแบบดั้งเดิมมาเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์

บทที่3:ขั้นตอนการจัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

· ข้อกำหนดและมาตรฐานการใช้งานระบบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

· การกำหนดโครงสร้างเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

· การจ้ดทำเอกสาร การเพิ่ม การแก้ไขและการลบข้อมูล

· การค้นหา การเปิดอ่านไฟล์ การแนบไฟล์ การทำสำเนา การกำหนดวัดหมดอายุ

· การย้ายที่จัดเก็บเอกสาร และการออกจากระบบ

· การตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้ระบบ และระบบรักษาความปลอดภัย

· เทคนิคการเลือก Application, Softwareในการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

· ตัวอย่างการใช้งานระบบเอกสารทางอิเล็คทรอนิคส์ด้วย Application, Software

Workshop #1:แบ่งกลุ่มย่อยเป็นทีมในการระดมสมอง โดยให้จัดทำและควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านการใช้Application, Softwareหรือขั้นตอนที่กำหนดเพื่อให้ระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์มีประสิทธิภาพ เหมาะกับการใช้งานขององค์กร (เสมือนจริง)

Workshop #2:แบ่งกลุ่มย่อยเป็นทีมในการระดมสมอง โดยให้ทำการวิเคราะห์เปรียบเทียบการทำงานจริงระหว่างการควบคุมเอกสารแบบดั้งเดิม กับระบบการควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

ระยะเวลาการฝึกอบรม (Time) หลักสูตรONLINE 3 ชั่วโมง เวลา13.00 - 16.00 น.

รูปแบบการอบรม (Methodology)

1. Zoom Online Meetingบรรยาย พร้อมยกตัวอย่างกรณีศึกษา สนทนาและตอบข้อซักถาม

2. เอกสารประกอบการบรรยายจะจัดส่งเป็นไฟล์ PDFให้ก่อนวันอบรม2-3 วัน

อาจารย์กุหลาบ เจียมจิตรพานิช

กำหนดการ วันเสาร์ที่ 28 กันยายน 2567

สถานที่ ZOOMออนไลน์

ราคา 1,500 บาท

• ราคายังไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

• นิติบุคคล สามารถหักภาษี ณ ที่จ่าย 3%

รายละเอียดเพิ่มเติมคลิ๊กที่นี่

ลงทะเบียนOnline คลิ๊ก !!