เทคนิคการบริหารจัดการงาน สำหรับพนักงานธุรการ มือโปร ยุค Digital 4.0

7 พฤษภาคม 2567

หลักการและเหตุผล

ตำแหน่งงานธุรการ ถือว่าเป็นตำแหน่งที่สำคัญภายในองค์กร และมีความต้องการมากในทุกๆ องค์กร งานธุรการเป็นงานเบื้องหลัง มีหน้าที่ในการรับผิดชอบค่อนข้างกว้าง ทำแทบจะทุกอย่างในองค์กร บางคนถึงกับเรียกว่า"ทำตั้งแต่สากกะเบือยันเรือรบ"งานธุรการเป็นงานประเภทที่เรียกว่าเป็นฝ่ายสนับสนุน (Supporting)คือจะคอยเข้าไปประสานงาน หรือช่วยเหลือในแผนกหรือฝ่ายอื่นๆ ซึ่งโดยรวมแล้ว งานธุรการจะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลด้านเอกสารต่างๆ และการติดต่อประสานงานต่างๆกับทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร ตลอดจนการจัดเก็บและค้นหาเอกสารต่างๆ รวมทั้งการจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น จึงจำเป็นต้องใช้ความอดทนและทำงานในสภาวะความกดดันได้ดี เพราะบางครั้งอาจเจอกับบุคคลที่ยากต่อการควบคุม หรือบุคคลที่สร้างความยุ่งยากให้แก่การทำงาน จึงต้องอาศัยความอดทนและความรักในงานทางด้านนี้เป็นหลัก

ดังนั้นเพื่อให้การทำงานด้านธุรการประสบความสำเร็จ และมีความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน ผู้ที่ทำงานด้านธุรการจึงจำเป็นต้องเรียนรู้กลยุทธ์ต่างๆ และพัฒนาความรู้ความสามารถในการบริหารงานธุรการแบบรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นการจัดการงานเอกสาร การประสานงานหรือการให้บริการต่างๆ แก่ทั้งลูกค้าภายใน และลูกค้าภายนอกองค์กร ภายใต้ข้อจำกัดด้านทรัพยากร อุปกรณ์ เครื่องไม้เครื่องมือที่มีอยู่อย่างจำกัด ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเกิดประโยชน์สูงสุด

วัตถุประสงค์

1. เพื่อทราบถึงหัวใจ และความสำคัญของงานธุรการ และตระหนักถึงผลกระทบต่อองค์กรในการแข่งขันทางธุรกิจ
2.เพื่อให้ทราบกลยุทธ์ของการบริหารงานธุรการที่ทำให้ประสบความสำเร็จ
3.เพื่อได้เรียนรู้และฝึกฝนทักษะการตัดสินใจและแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ
4.เพื่อให้มีความรู้ความเข้าใจ ในเรื่องการบริหารเวลา และวางแผนการทำงาน ในงานธุรการอย่างมีประสิทธิภาพ
5.เพื่อให้เข้าใจกระบวนการคิดอย่างเป็นระบบ สามารถเชื่อมโยงใช้ในการบริหารเวลาและวางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
6.เพื่อให้มีทักษะในการบริหารจัดการระบบเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยปรับประยุกต์ให้เข้ากับยุคDigital 4.0
7.เพื่อนำความรู้ไปปรับประยุกต์ใช้ สู่การเป็นธุรการมืออาชีพ ที่องค์กรต้องการ

หัวข้อการอบรม
1.เตรียมพร้อม พนักงานธุรการ"Admin"มือโปร ที่องค์กรต้องการ
    •ความสำคัญของพนักงานธุรการ"Admin" ส่งผลต่อตนเองและธุรกิจ
    •บุคลิกภาพพื้นฐานสำหรับพนักงานธุรการ "Admin"
    •คุณลักษณะประจำตัวพิเศษสำหรับพนักงานธุรการ "Admin"
    •การคิดนอกกรอบกับการบริหารงานธุรการ
    •การบริหารงานธุรการเชิงรุก
2.สร้างระบบความคิดให้ถูกต้อง เกี่ยวกับการบริหารเวลา และวางแผนการทำงานสำหรับพนักงานธุรการ
    •วิธีการคิดอย่างเป็นระบบ (Systems Thinking)การดูแนวโน้มเหตุการณ์ที่จะเกิดซ้ำ
    •ความเป็นเหตุและผล (Causal loop)ระบบความคิดเพื่อการบริหารเวลาและวางแผนการทำงาน
3.การบริหารเวลา งานธุรการอย่างมีประสิทธิภาพ
    •การจัดการเวลากับชีวิตส่วนตัว และชีวิตการทำงาน
    •การจัดการกับอุปสรรคในการบริหารเวลา
    •เทคนิควิธีการรับมือเมื่อต้องทำงานหลากหลายให้สำเร็จในเวลาใกล้กัน
4.การวางแผนการทำงาน งานธุรการอย่างมีประสิทธิภาพ
    •กระบวนการและวิธีการวางแผนการทำงาน
    •การจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน
    •การจัดการงานให้เป็นระบบ
5.เทคนิคการบริหารจัดการระบบเอกสารสำหรับงานธุรการให้มีประสิทธิภาพ ยุคDigital 4.0
    •ระบบการจัดการเอกสารที่เป็นมาตรฐานและเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
    •เทคนิคการคัดแยกเอกสาร การจัดลำดับความสำคัญ ของเอกสาร
    •สร้างระบบการไหลเวียนของเอกสาร เป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว และทราบสถานะเอกสารในทุกกระบวนการ
    •การนำความรู้ด้านเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้สำหรับระบบเอกสารต่างๆ เช่น การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์E-Documentหรือเพลตฟอร์มต่างๆ เพื่อประหยัดเวลา และทรัพยากร