หลักการและเหตุผล

               ทุกๆ องค์กร และหน่งยงานต่างๆ จะมีเอกสารมากมาย หลายประเภทเป็นจำนวนมากน้อยไม่เท่ากัน เอกสารนั้นๆ มีความสำคัญต่อการใช้งานที่แตกต่างกัน เอกสารบางอย่างเป็นหลักฐานสำหรับการอ้างอิงในวาระ และนิติกรรมต่างๆ การบริหารจัดการระบ และวิธีการจัดระบบจัดเก็บเอกสารจะต้องใช้หลักการบริหาร และการจัดเก็บเอกสารที่ดี มีระบบเ พื่อความสะดวก รวดเร็ว ค้นหาได้ทันเวลาไม่เกิน3นาทีสำหรับการใช้งาน เพื่อลดความสุญเสียเวลา ค่าใช้จ่าย เอื้ออำนวยความสะดวกในการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกหลายๆ มิติ เช่น การพัฒนาคน พัฒนาระบบ และการพัฒนาสิ่งอำนวยความสะดวกในการบริหารฃานเอกสารได้อย่างเป็นรูปธรรม

           หลักสูตรนี้จึงได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้พนักงานธุรการ เลขานุการ พนักงานตำแหน่งๆ ที่ต้องดูแลเอกสารจำนวนมาก ได้เรียนรู้ทั้งเทคนิควิธีในการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ทั้งการจัดเก็บเอกสารกระดาษ และเอกสารอิเลคโทรนิคส์ ที่จะทำให้ผู้อบรมได้เข้าใจและสามารถประยุกต์ใช้ได้ด้วยตนเองเมื่อปฏิบัติงานจริง

วัตถุประสงค์

1. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารงานระบบจัดเก็บเอกสาร ได้อย่าเป็นระบบและเป็นมาตรฐานเดียวกันของการใช้งานในหน่วยงาน
2. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำความรู้ และมีทักษะการจัดการระบบการบริหารงานเอกสารและระบบจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพและมีผลสำเร็จการบริหารจัดการได้เป็นรูปธรรม

หัวข้อการสัมมนา

1.   ความสำคัญและประโยชน์ของระบบบริหารเอกสารในหน่วยงานที่ประสิทธิภาพ

2.   การรวบรวม วิเคราะห์ แยกแยะ จัดระบบปัญหาการบริหารและจัดเก็บเอกสาร

§ ระบบการพัฒาบุคลากร

§ การกำหนดระบบที่ควนนำไปใช้

§ การบริหารจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก

          WORKSHOP:แบ่งกลุ่มระดมความคิด สรุปปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น นำมารวบรวม วิเคราะห์           แยกแยะ จัดระบบปัญหาการบริหารและจัดเก็บเอกสารให้ครบทุกมิติของสร้างระบบ

3.   วงจรของการบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสารในสำนักงาน

4.   10หมวดสากลของการจัดประเภทของการจัดเก็บเอกสารและการประยุกต์ใช้ในสำนักงาน

5.   เทคนิคการสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นรูปธรรม

§ มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร

§ ระบบการจัดเก็บเอกสารที่สะดวกต่อการใช้งาน และง่ายต่อการค้นหา

§ การใช้ระบบเทนโนโลยีสารสนเทศการจัดเก็บเอกสาร-ข้อมูล

6.   ขั้นตอนและวิธีการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

§ การวิเคราะห์เอกสารก่อนดำเนินการจัดเก็บ

§ การแยกแยะ จัดปรเภทของเอกสารตามหลักสากล

§ การจัดเรียงแฟ้มเอกสาร

§ การจัดทำดรรชนีเอกสาร/แฟ้มรายชื่อ (Index)

§ การจัดเก็บเอกสารตามเลขเรียงลำดับชื่อเรื่อง แยกสีกลุ่มแฟ้ม

§ การจัดระบบการยืม-การคืนเอกสารสำหรับการใช้งาน

WORKSHOP:ฝึกวิเคระห์เอกสารของตนเองอย่างน้อย1-2แฟ้ม สำหรับการพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสารและกำหนดแผนงานพัฒนาแฟ้มเอกสารของตนเองให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดหใหม่ และเป็นทิศทางเดียวกัน

7.   ข้อควรปฏิบัติการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ของการกำหนดอายุเอกสาร ระยะเวลาการจัดเก็บ และการสร้างระบบควบคุมการบริหารงานเอกสาร (Document System Control)ของหน่วยงาน

ถาม-ตอบ และแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

กดคลิ๊กดูรายละเอียดหัวข้อเพิ่มเติมที่นี่