หลักการและเหตุผล

ทำไมการจัดเอกสารจึงสำคัญ?  การทำธุรกรรมทางธุรกิจสิ่งที่ขาดไม่ได้คืองานเอกสารที่ต้องสร้างขึ้นมาในการดำเนินการของการนำไปสู่ธุรกิจทั้งในองค์กรและคู่ค้า การสร้างเอกสาร การดำเนินการ จัดเก็บเอกสาร การทำลายเอกสาร จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะเป็นหลักฐานที่สำคัญในการอ้างอิง สิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่กระบวนการแรกจนถึงลูกค้า และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง และบางเอกสารใช้อ้างอิงข้อมูลต่าง ๆ และเป็นความลับขององค์กร  เราจึงต้องจัดเก็บให้เป็นระบบ และในขณะที่ตอนนี้เข้าสู่ยุคITหรือ ดิจิทัลที่ต้องพัฒนาการจัดเก็บเอกสารแบบแฟ้มสู่การจัดเก็บแบบดิจิทัลหรือ E-Documentรวมถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานไปสู่ Workflow แบบสำนักงานไร้กระดาษ ในปัจจุบันมีหลาย ๆ องค์กรที่กำลังวางแผนและจัดเตรียมไปสู่สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)

 

การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้องการจัดการบริหารงานเอกสาร (Document Management)มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถลดต้นทุนของบริษัทThe National Records Management - Council, Inc ของสหรัฐฯสำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60%เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30% เอกสารทำลาย 10%  และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16%เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23% เอกสารทำลาย 61%   และการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ21.3%เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based)  จึงต้องนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันและเป็นมืออาชีพ จะทำให้องค์กรลดต้นทุนได้ และประสิทธิภาพการทำงานจะมีมากขึ้น

 

วัตถุประสงค์

1.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

2.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

3.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจแนวทางการลดการใช้ปริมาณกระดาษในการทำงาน

4.         ผู้เข้ารับการอบรมเข้าในวิธีการเก็บเอกสารเป็นดิจิทัล ตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม

 

หัวข้อการอบรม

Module # 1 ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง(Document Management)

§ วงจรเอกสาร   ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร

§ ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร

§ แนวทางการลดการใช้กระดาษในองค์กร

§ เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

§ การจัดเก็บเอกสารที่ดี และสิ่งที่พนักงานควรตระหนักในการจัดเก็บเอกสาร

§ ระบบการจัดทำดัชนีที่เหมาะสมในการค้นหาง่าย และการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม

§ การจัดเอกสารหรือแฟ้ม จัดเรียง ทำดัชนีที่ถูกต้องเพื่อนำสู่ระบบดิจิทัล

§ การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบ

§ การออกแบบในการวางแฟ้ม/กล่องเอกสารในตู้และห้องจัดเก็บ

§ การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการขั้นตอนการทำลายเอกสารที่ถูกต้อง เหมาะสม

 

Module #2  การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

§ แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)

§ ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์

§ การวางแผนงานสู่ระบบดิจิทัล

§ สิ่งที่เป็นข้อควรระวังในการปรับเปลี่ยนระบบจากเอกสารสู่ดิจิทัล

§ การรออกแบบระบบ Work Flow และเอกสาร E-Document

§ เทคนิคการจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล การตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม

§ ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้าง การทำดัชนีในการแสกนในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

§ การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บเอกสาร

§ เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร ระบบ Work Flow และบริหารเอกสารแบบE-Document

สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน ถาม ตอบ

รูปแบบการสัมมนา (แบบActivity based learning)

§ การบรรยายแบบมีส่วนร่วม          

§ การถาม-ตอบ ยกตัวอย่าง                                                       

 

กลุ่มเป้าหมาย

พนักงานปฏิบัติงาน หัวหน้างาน ธุรการ สำนักงาน 

กดคลิ๊กดูรายละเอียดหัวข้อเพิ่มเติมที่นี่